KoderLine
KoderLine
Обслуживание и внедрение
программного обеспечения
Киев

Статьи экспертов

Полезная информация

Правильная организация и проведение обучения сотрудников Заказчика на проекте

0
211
03.03.2020 Виктор Малиновский

Содержание

1. Способы обучения сотрудников

2. Нормы, которые влияют на подбор способа обучения

3. Организация обучения сотрудников компании 

4. Процесс обучения персонала

5. Фиксация результатов программы обучения персонала

6. Анализ показателя качества обучения персонала 



Данная статья представляет интерес для руководителей проекта, специалистов, которые являются ответственными за обучение работников со стороны заказчика и со стороны исполнителя.

В статье будут рассмотрены способы организации и проведения обучения сотрудников на проектах. Проект не может быть удачным, если работники заказчика не могут использовать его результаты из-за того, что у них нет представления о целях проекта, отсутствуют знания структуры продукта и созданного функционала. Результатом исполнения проекта всегда становится новый продукт, технология либо инструменты. Поэтому вполне понятно, что изучение новых функций обязательно повлекут за собой необходимость в обучении. Главной задачей команды исполнителя является организация и проведение обучения так, чтобы работники заказчика по результатам обучения получили знания о результатах проекта, что позволит их эффективно использовать.


       


1. Способы обучения сотрудников


Все способы могут быть разделены на несколько групп: интерактивные и заочные.

Интерактивный способ отличается тем, что во время своего рассказа преподаватель взаимодействует с аудиторией. Следовательно, слушатель может задать вопрос и моментально получить на него ответ. В программу обучения могут вноситься коррективы прямо в процессе занятия. Зачастую, такие корректировки необходимы тогда, когда требуется уделить внимание на тех моментах, которые важны для слушателей, либо по ним имеется множество вопросов. Интерактивным способом обучения являются семинары, обучение в небольших группах, разбор рабочих ситуаций по предварительно подготовленному плану, личные консультации.

Такой способ считается самым действенным, но для его реализации необходимы существенные ресурсы с двух сторон.

Заочное обучение не требует существенных вложений, но оно подразумевает, что работник будет активно изучать информацию, предварительно подготовленную исполнителем, сам. Заочный способ обучения включает – план самостоятельной подготовки работников по предварительно написанным инструкциям, руководствам и видеороликам, базам знаний. Принимая во внимание, что в этом случае нет интерактивного взаимодействия, к заочному обучению могут быть отнесены семинары для больших групп и вебинары. Преподаватель просто рассказывает нужный материал, при этом слушатели могут получить ответы на свои вопросы только после изложения всего материала либо в какое-то четко установленное время после занятия.



2. Нормы, которые влияют на подбор способа обучения


При подборе способа обучения нужно принять во внимание такие нормы:

·        цель обучения сотрудников;

·        сроки, в которые будет проведено обучение;

·        стоимость;

·        количество работников, которые должны получить необходимые знания, где они находятся, их уровень и равномерность подготовки;

·        имеются ли обучающие материалы;

·        уровень организации и технического обеспечения.

Цель обучения работников может быть самой разнообразной: получение общих данных о новой продукции, новых функциях, выработка навыков владения новой программой, передача и закрепление теоретических знаний о продукции и как с ней работать. Исходя из точно поставленных целей обучения, принимая во внимание сроки и бюджет на обучение, решается какое количество работников будет в группе и уже тогда создается учебный план.

Главными факторами, влияющими на подбор способа обучения, являются сроки и бюджет. Сжатые сроки, готовность тратить небольшие средства на обучение позволяют остановиться лишь на заочном способе, который дает возможность за минимальный временной отрезок обучить максимальное количество работников: семинары, вебинары.

 Дидактические материалы в обучении, инструкции и руководства могут использоваться как вспомогательные инструменты для преподавателя, но в качестве самостоятельного инструмента применяется изредка. Зачастую для самостоятельного обучения применяются краткие инструкции, справки, которые дают возможность разобраться с небольшой функциональной опцией, задачей. В то же время у работника должны быть отличные знания по общей функциональности применяемой системы. Желание с помощью самообучения охватить как можно больше работников может быть провальным по следующим причинам:

·        у сотрудников не хватает времени для самоорганизации, чтобы изучить материал, так как большая загрузка;

·        у работников отсутствуют знания об общей архитектуре проекта, следовательно, им будет сложно разобраться в отдельных блоках функций, так как им непонятны представленные архитектурные решения;

·        у пользователей выработалась привычка к каждодневному процессу и происходящим действиям, поэтому они будут стараться перенести их на новый функционал, который может иметь отличия по используемым объектам, интерфейсам, процедурам;

·        зачастую теоретические знания мало связаны с каждодневными обязанностями работников, потому вполне вероятно, что они не будут их воспринимать как задачу первостепенной важности;

·        видимость результатов проекта у исполнителя и заказчика разные, вне зависимости от того, что в процессе осуществления проекта они друг с другом взаимодействуют. Работник заказчика смотрит на систему как пользователь, что отличается от видения заказчика и исполнителя. Если отсутствует обратная связь, то, возможно, не будет полной картины изучаемого материала.

Интерактивные методы обучения применяются для получения максимального объема знаний в четко поставленные сроки. Такой способ обучения используется в небольших группах. Понятие «небольшая группа» может отличаться от объема и сложности материала, но зачастую количество слушателей не должно быть более 20 человек. В такой группе у преподавателя есть возможность удерживать внимание аудитории, при этом отвечая на все возникающие вопросы в процессе подачи материала, а также моментально менять программу обучения, если у сотрудников есть необходимость остановиться на какой-то отдельной части материала. Самыми эффективными считаются занятия в маленьких группах и с работниками, которые уже имеют подготовку. В этом случае они уже имеют понятия о новой системе, технологии, у них была возможность сделать анализ отличий от имеющегося на данный момент порядка работы, составить список вопросов, которые связаны с их каждодневными обязанностями.

Обязательно в процессе подготовки обучения должна быть проведена оценка уровня организационной и технической подготовки обучения. Есть ли возможность собирать всех сотрудников в одном месте? Сколько работников могут присутствовать на одном занятии? Если отсутствует возможность сбора работников из-за того, что они работают удаленно либо у них определенный рабочий график, то могут ли они принимать участие в прямой трансляции вебинара? Какие цели обучения видит руководство компании? Если руководитель контролирует организацию, проведение и результаты обучения, то эффективность проведенных занятий существенно повышается.


3. Организация обучения сотрудников компании 

 

При организации обучения первоначально выбирается тема обучения, оговариваются сроки и список работников, которые должны пройти обучение. Способ обучения подбирается на основе определенных требований – заочный либо интерактивный, подготавливается учебный план.

Чтобы провести заочное обучение исполнителем должна быть подготовлена программа, дидактические материалы, методические советы по самостоятельной подготовке, сюда же относится и подготовка к вебинарам и семинарам в больших группах - все это согласовывается с заказчиком. Вместе с заказчиком подбирается место, где будут проводиться занятия – это может быть территория заказчика либо исполнителя, онлайн трансляция. Помимо прочего на этом этапе необходимо определиться – будет ли записываться трансляция занятий, чтобы в дальнейшем заказчик мог их использовать для внутреннего обучения.

Организация обучения работников должна включать и мероприятия по определению порядка оценки проведенного обучения и уровня усвоения материала. Для этого исполнителем вместе с заказчиком могут использоваться опросные листы, аттестационная программа, оценки. На данном этапе важен уровень экспертизы составителя аттестационных заданий. Если отсутствует возможность воспользоваться услугами экспертов при составлении заданий для аттестации, то они должны быть приглашены хотя бы для оценки подготовленных материалов.

Подготовительный процесс проведения интерактивного обучения, в общем, имеет такие же подготовительные этапы к заочному обучению. Отличительной чертой интерактивного обучения считается перемещение внимания с материалов, используемых для самостоятельного обучения, на общение с преподавателем и возможность углубляться в определенные случаи во время изучения общей программы. Отличительными характеристиками являются и состав группы, срок обучения, интерактивное обучение направлено на работу с небольшим количеством людей по определенной тематике, а это значит, что срок занятий будет достаточно длительным. Важно, чтобы в процессе очного интерактивного обучения у работников, которые учатся, был доступ к тестовой среде, чтобы они могли выполнять обучающие примеры.



4. Процесс обучения персонала


Сотрудники заказчика обучаются сотрудниками исполнителя, которые являются экспертами в рассматриваемых вопросах. Само обучение проходит соответственно ранее составленной и одобренной программе обучения.

Заочная форма обучения предполагает подачу материала. Большие объемы новых сведений выматывают обучающихся, поэтому при выборе заочного способа обучения лектор должен подавать информацию в небольших объемах, то есть отдельными блоками с обязательными перерывами. Если этого не будет сделано, то длительная монотонная подача информации не удержит аудиторию в «тонусе».

Задача заочного обучения – формирование у слушателя понятий о новых функциях, при этом не рассматриваются конкретные рабочие ситуации. Отличной практикой считается объяснение общей структуры изучаемого предмета, взаимоотношений определенных его сущностей, причин тех либо других архитектурных решений. Для иллюстрации изучаемых функций могут быть приведены конкретные примеры из практики. Заочная форма обучения не предполагает обратной связи от учеников, но в то же время определяется время, когда преподаватель ответит на все появившиеся вопросы. Вопросы можно отправить на почту или они могут быть заданы слушателями семинара либо вебинара. Позитивный итог влияет на появление и сбор всех вопросов, возникших у обучающихся во время изучения материала. Какая-то часть вопросов может быть решена прямо при завершении занятий, однако все вопросы должны быть проанализированы и на них должен быть письменный ответ, также должен быть направлен полный перечень вопрос с ответами всем обучающимся. Они могут стать основой базы знаний по продукту.

Очное обучение – это взаимодействие преподавателя и слушателя. В случае если при обучении используются онлайн технологии, общение осуществляется по принципу обсуждения либо беседы на выбранную тему. Как только преподавателем изложен весь материал, наступает этап обсуждения полученных знаний. В этот момент ученики могут задавать вопросы о порядке выполнения своих каждодневных обязанностей, используя изучаемый функционал. Преподаватель в свою очередь должен быть экспертом в изучаемом вопросе и в смежных областях. Очное обучение переносит акцент с теоретических знаний на практику. Нужно принять во внимание, что ученики стремятся максимально быстро узнать всю информацию, поэтому преподавателем должны быть установлены ограничения относительно сферы изучаемых вопросов, при этом не должно быть отклонений от темы, которая обсуждается. В то же время ответы на вопросы должны быть максимально полными, а если вопрос отклоняется, тогда должно последовать объяснение, почему он отклонился и будет ли он рассмотрен позже, когда будет изучаться смежная тема. В случае, заданного вопроса не по теме, преподавателю необходимо корректно пояснить, что его можно изучить, но это может негативно отразиться на основной программе. Интерактивное обучение требует от преподавателя дипломатичности и серьезного опыта по сравнению с заочной формой обучения.



5. Фиксация результатов программы обучения персонала


Все итоги учебной программы работников заказчика записываются в соответствии с требованиями заказчика. Обязательно (независимо от того, какие требования были выставлены заказчиком) должны быть оформлены листы посещения занятий. При очном обучении в качестве таких листов могут выступать листы, с росписями слушателей после завершения каждого занятия/темы. Если обучение заочной формы, тогда для отчетности о посещаемости может быть использован отчет площадки вебинара. Регистрация перечня сотрудников, которые были на обучении, станет способом подтверждения оказания услуг исполнителем.

Если заказчику необходимо, то может быть проведена дополнительная аттестация сотрудников, которые прошли курсы. Зачастую данная аттестация проводится в качестве написания теста с ранее подготовленными вопросами. Тестовые задания готовятся исполнителем и затем согласуются с заказчиком. Помимо всего должны быть обсуждены критерии успешности прохождения теста слушателями. Если обучаются сотрудники, в обязанности которых в дальнейшем будет входить поддержка пользователей либо администрирование системы, тогда вместо теста рекомендуется проведение полноценного собеседования, вероятно на данном собеседовании стоит дать практические задачи на знание поддерживаемой системы и применяемых функций. Результаты итоговой аттестации и листы посещения отправляются заказчику.




6. Анализ показателя качества обучения персонала 


Показатель качества обучения работников заказчика анализируется на основе критериев успешности усвоения материала, которые разработаны в процессе подготовки учебной программы. Критериями успешности могут выступать следующие данные:

·        процент учеников, которые на отлично сдали аттестацию;

·        процент учеников, которые сдали тест на 90% и больше;

·        средний процент решения теста учениками.

Также есть вероятность создания дополнительных условий оценок, но все согласовывается с заказчиком.

Для толкования полученных данных, вероятно, потребуется обращение к специалистам. Невысокий процент работников, сдавших аттестацию, является отображением невысокого качества обучения и некачественных материалов. Анализировать качество обучения заказчику и исполнителю стоит вместе, чтобы сразу решить какие меры должны быть приняты и какие корректировки внесены.

Подготовка и сам процесс обучения работников требует использования ресурсов исполнителя, которые должны быть учтены в процессе согласования проекта. Обучение должно быть тщательно спланированным, при этом должны быть приняты во внимания цели обучения, количество работников, организационные и технические возможности со всех сторон.

Еще одной важной составляющей обучающего процесса является личность преподавателя. Сотрудник, который будет освещать материал должен обладать экспертными знаниями в теме, иметь понятия взаимосвязей между функциональными блоками всего проекта. Также необходим опыт захвата и удержания на протяжении продолжительного отрезка времени внимания учеников. Вопросы, которые будут задавать сотрудники, могут потребовать моментальной корректировки излагаемого материала.

И, конечно же, важно, чтобы в организационном процессе обучения принимали активное участие руководители со стороны заказчика. Обучение должно быть под контролем администрации, так как если этого не будет, тогда вероятно, что сотрудники с двух сторон будут формально относиться к исполнению своих обязанностей.

Обучение сотрудников заказчика – неотъемлемая и значительная часть осуществления проекта. С его помощью сотрудники в максимально сжатые сроки включаются в процесс использования результатов проекта.

Разработчик «Кодерлайн» Виктор Малиновский.