KoderLine
KoderLine
Обслуживание и внедрение
программного обеспечения

Статьи экспертов

Полезная информация

Организация документооборота

0
25
07.05.2021

Документооборот | Организация документооборота



Коммерческие и бюджетные предприятия остро нуждаются в автоматизации документооборота, особенно если в своей работе они используют множество документов. Специалисты Koderline имеют большой опыт автоматизации, они знают, как наладить выполнение бизнес-процессов и документооборота в соответствии с постановлениями и  государственными нормами, регулирующими делопроизводство в Украине.

Благодаря использованию программного продукта 1С можно решить целый спектр задач, вплоть до контроля дисциплины сотрудников, их обязательности и ответственности. Работать в программе разрешено большому количеству пользователей, как в локальной сети, так и используя интернет-соединение. Интерфейс доступен на двух языках – русском и украинском.   

Основные функциональные возможности

Программа позволяет совершать управление документами любых типов. В системе ведется строгий учет рабочего времени, поэтому руководитель всегда владеет информацией, которая необходима ему для принятия управленческих решений. По запросу, он может ознакомиться с отчетами сотрудников, включающими в себя такие данные как время, потраченное на реализацию проекта, а также описание работы. Группирование вышеперечисленных сведений позволяет создать общий отчет всего подразделения и оценить его эффективность.

Кроме того, автоматизация документооборота на предприятии решает проблему адаптации нового сотрудника на предприятии. Руководитель дает ему разрешение на доступ к конкретной информации, ставит перед ним задачи и проверяет качество их выполнения. Таким образом, кандидат на должность не воспользуется конфиденциальными данными предприятия в личных целях. Также не будет необходимости отвлекать других работников для того, чтобы они проводили обучение новичка.

Программа хранит документы и файлы в папках, для каждой из них можно установить права доступа и разрешить пользователям выполнять конкретные операции. Структуру папок допустимо формировать аналогично организационной структуре либо с учетом типа документа. Готовые документы хранятся в информационной базе или на жестких дисках.

В рамках программы создаются шаблоны электронных документов. Их использование значительно экономит время на создание новых, а также снижает риск возникновения ошибок. Все это положительно влияет на производительность труда. Обмен документами происходит в сжатые сроки, без затрат на канцелярские принадлежности и оплату работы курьера.

Почему так важно наладить документооборот?

Организация документооборота на предприятии – процесс достаточно рутинный, часто руководители не обращают на него особого внимания, пока не возникают неприятные ситуации вследствие нарушения нормативов оформления важных документов. Подобный прецедент может привести предприятие к непредвиденным затратам:

●      оплате судебных издержек;

●      штрафов от налоговой службы;

●      штрафных санкций от различных инспекций.

Более того, халатность в отношении документов может подвести руководителя к административной или уголовной ответственности.

 

Организация документооборота – это способ навести порядок в делопроизводстве. Хаос в делах приводит к потере таких важных документов как смета, приказ, договор. Далеко не всегда исчезновение документации происходит по вине безответственного сотрудника, иногда данные действия со стороны работников производятся целенаправленно, в личных интересах.

Когда руководителю необходимо задуматься об автоматизации документооборота?

Специалисты компании Koderline рекомендуют организовывать делопроизводство в соответствии с государственными нормами изначально, с первого дня работы предприятия. Это позволит предотвратить возникновение множества проблем, связанных с составлением и хранением документов. Сделает работу персонала более эффективной, избавит сотрудников от необходимости тратить время на поиски какой-либо бумаги.

На электронный документооборот Украина перешла достаточно давно, потому что грамотные руководители понимают, насколько он удобен по сравнению с бумажным. Кроме того, подобная организация дел позволяет вывести компанию на новый уровень, снизить риск утечки информации, проводить системный анализ и прогнозировать результат. Комплексный подход – это то, что поможет предприятию оставаться на плаву даже в период кризиса.