KoderLine
KoderLine
Обслуживание и внедрение
программного обеспечения

Статьи экспертов

Полезная информация

Электронный документооборот 1С

0
113
07.05.2021

Электронный документооборот 1С | Система документооборота



Автоматизация процессов работы с документами – это не роскошь, а необходимость для предприятий и организаций, независимо от их размера и специализации. Это способ с минимальными затратами повысить эффективность бизнеса, точность выполнения работы и предотвратить потерю важных бумаг.

Если в компании ведется бумажный оборот документов, то на поиски нужного документа порой уходят часы. Это тормозит рабочий процесс не только конкретного сотрудника, но и организации в целом, т. к. бумаги передаются работниками на подписание, утверждение, согласование. Нет документа – нет выполнения поставленных перед отделом задач.

Заказав у специалистов Koderline внедрение электронный документооборот руководитель решает проблему неупорядоченности информации на предприятии. Документы разбросаны не только по столам сотрудникам, но и по отделам и филиалам, ящикам электронной почты, и собрать это все воедино без систематизации просто невозможно. Программный продукт 1С отлично справляется с этой задачей.

Кроме того, надежно защищается корпоративная информация, соблюдается конфиденциальность данных благодаря возможности настроить доступ к документам для отдельных лиц или отделов. Если какой-либо сотрудник не вовлечен в процесс формирования определенного типа документов, то для него информация о них будет недоступна.

Зачем внедрять программу?

Программный продукт по организации электронного документооборота позволяет:

●      уменьшить штат работников канцелярии;

●      значительно ускорить процедуру согласования договоров – как минимум на 60%;

●      документы будут доставлены к адресату в 2 раза быстрее;

●      строго контролировать исполнительность сотрудников;

●      сэкономить на закупке канцелярских принадлежностей (бумаги, ручек, журналов и т. д.);

●      наладить процесс работы над бумагами.

Иногда руководители не осуществляют переход на системы электронного документооборота по причине беспокойства о том, как сотрудники воспримут нововведения. Как показывает практика, даже компании с внушительным сроком работы легко адаптируются к новым условиям трудовой деятельности.

Обучение персонала

Перед тем, как система 1С запускается в работу на предприятии программисты Koderline проводят обучение персонала. Освоить навыки использования ПО должны не только сотрудники из руководящего состава, но и работники канцелярии и отделов, в которых будет использоваться документооборот. Чтобы переход на электронную систему ведения документации произошел плавно, первое время можно оформлять документы таким образом:

●      50% от общего количества в бумажном варианте;

●      50% – в электронном.

Поэтапно процентное соотношение менять в пользу электронного варианта. 

Постепенно система документооборота позволит предприятию выйти на запланированный уровень мощности. Сотрудники пройдут адаптацию, привыкнут к новым условиям организации труда. Необходимо отметить, что в этот период генеральному директору не стоит терять бдительность: он должен приложить все усилия для того, чтобы работники осуществляли свою деятельность в новой для них системе. Мотивация и контроль сотрудников приведет к тому, что затраты на внедрение 1С быстро окупятся.

Как происходит внедрение?

Процесс достаточно сложный и имеет свои нюансы, поэтому к осуществлению задуманного следует привлекать исключительно профессионалов. Штатный программист 1С зачастую не обладает нужными навыками, потому что не имеет достаточно опыта и способен решать только простые задачи.

По этой причине электронный документооборот 1С выгоднее заказать у профессионалов Koderline, выполнивших сотни удачных проектов. Процесс работы над заказом осуществляется в несколько шагов, описанных ниже.

 

1.     Постановка цели и задачи (первостепенная цель – повышение эффективности предприятия).

2.     Ревизия документов, изучение процессов их формирования, маршрутов движения и т. д. Анализ полученных данных и требований.

3.     Прописывание регламентов, оптимизация рабочих процессов.

4.     Проектирование.

5.     По желанию заказчика, возможна доработка ПО.

6.     Поэтапное внедрение.

7.     Создание электронных архивов.

8.     Интеграция с любыми другими программами, предназначенными для автоматизации.

9.     Тестирование.

10. Ввод в эксплуатацию.

Также желательно заказать услугу не только внедрения, но и сопровождения. Таким образом удастся достигнуть максимальной эффективности работы программы, потому что ее обновления будут выполняться своевременно.