KoderLine
KoderLine
Обслуживание и внедрение
программного обеспечения
Киев

Статьи экспертов

Полезная информация

Автоматизация документооборота

0
176
07.05.2021

Электронный документооборот 1С | Система документооборота



Организации, которые используют в своей работе большой объем документации нуждаются в автоматизации. Внедрение IT-систем на предприятии позволяет эффективно организовать рабочее время – документы регистрируются быстрее, подписываются договора, распоряжения, надежно хранятся в базе. Важно, что используемый компанией программный продукт должен соответствовать всем нормативным требованиям законодательства Украины. К таким относится программа 1С, которую на протяжении семи лет опытные специалисты Koderline успешно внедряют на предприятиях различного масштаба.

Функции программ автоматизации

Ежедневно в организации происходит оформление внушительного числа документов – справок, приказов, счетов-фактур и прочих. Безусловно, каждая официальная бумага должна быть заверена руководящим составом предприятия и отправлена по назначению. Увы, но даже самый ответственный сотрудник может ошибиться, опоздать, потерять важный документ. Соответственно время, которое было отведено на оформление бумаг будет потрачено впустую.

Как показывает практика, автоматизация документооборота остро необходима на предприятиях, состоящих из нескольких подразделений, когда цепочка на подпись и утверждение документа достаточно длинная. Затраты на автоматизацию в этом случае оправданы, т. к. компания может понести значительный ущерб, если будет работать с исключительно бумажными документами.

Польза для руководителей

Руководящий состав предприятия, а также непосредственно глава компании, как правило, стараются держать под контролем выполнение задач сотрудниками, активно участвуют в во всех рабочих процессах. Если стол ответственного лица завален бумагами, то об эффективной работе речь не идет.

Автоматизация – это способ навести порядок в бизнес-процессах. Если компания использует в своей работе программный продукт 1С, то все документы находятся в базе данных, в электронном виде. Руководитель может в любое время ознакомиться с результатами. Это позволяет своевременно принимать меры для того, чтобы наладить работу сотрудников, мотивировать их на выполнение возложенных на них задач.

Каким компаниям следует задуматься об автоматизации?

Генеральному директору холдинга, а также руководителям компаний малого и среднего масштаба необходимо рассматривать автоматизацию в случаях, если:

●      периодически возникают сложности с нахождением того или иного документа;

●      важные бумаги регулярно теряются;

●      затягивается срок подписания документов;

●      компания состоит из нескольких подразделений, с которыми необходимо обмениваться бумагами;

●      некоторая информация организации является конфиденциальной. 

Также автоматизация избавит предприятие от необходимости оплачивать штрафы, которые появляются в результате несвоевременной подачи документов в налоговую службу.

Что именно автоматизировать?

В услуге автоматизация документооборота Украина нуждается, потому что изменения в нормативные документы вносятся регулярно. Прежде всего, автоматизировать следует работу того отдела, в котором существует наибольшее количество проблем, связанных с оформлением, хранением и подписанием документов.

В полной автоматизации остро нуждаются предприятия, которые состоят из нескольких территориально разобщенных отделов. Подписание одного бумажного документа может растянуться на недели, а автоматизация позволит совершить действие оперативно.

 

Непосредственно перед автоматизацией документооборота программисты 1С изучают бизнес-процессы, происходящие в отделе, предприятии в целом. Руководители описывают путь передвижения документации, а на основе полученных данных создается таблица, по которой ставится задача перед программистами с учетом числа участников, работающих в программе.

Автоматизированный документооборот: плюсы и минусы

К плюсам автоматизации можно отнести:

●      налаживание тесного взаимодействия между подразделениями, благодаря использованию единого информационного пространства;

●      увеличивается скорость обмена информацией в организации;

●      поддерживаются единые стандарты оформления документов;

●      информация находится в безопасности;

●      увеличивается производительность персонала.

К недостаткам:

●      необходимость в реформировании системы документообмена;

●      затраты на ПО.

Учитывая вышеперечисленное можно сказать, что автоматизация пойдет компании на пользу, а затраты на внедрение полностью окупятся в процессе работы.

Проблемы, которые могут подстерегать руководителя

Возможная проблема, возникающая после автоматизации – негативное отношение сотрудников к нововведениям. Чтобы ее решить, персонал следует стимулировать и обучать, мотивировать на получение результата. Например, создать систему бонусов. При этом вознаграждение должно быть таким, чтобы компенсация сотрудникам не превышала выгоду от внедрения системы 1С.