KoderLine
KoderLine
Обслуживание и внедрение
программного обеспечения
Киев

Статьи экспертов

Полезная информация

Автоматизация делопроизводства

0
215
07.05.2021

Автоматизация делопроизводства | Делопроизводство и документооборот



Разница между определением понятий делопроизводства и документооборота несколько размыта, в то же время они неотделимы и являются компонентами единого процесса. Автоматизация осуществляется в двух вариантах:

●      автоматизация делопроизводства происходит комплексно, включает в себя и оборот документов, в том числе (т. е. производится полная автоматизация всех бизнес-процессов на предприятии);

●      автоматизация документооборота путем использования простых программных продуктов с узкой специализацией, которые предназначены для управления документами.

Для компаний любого масштаба предпочтительнее первый способ автоматизации. Таким образом удастся наладить слаженную работу всех отделов на предприятии, объединить подразделения созданием единой информационной базы.

Почему простые программы учета уступают системе 1С?

Системная автоматизация делопроизводства позволяет не просто создавать документы и хранить их в базе, но и производить контроль выполнения поставленных задач. В программе 1С документы классифицированы, доступен поиск по указанным данным.

Также удобно то, что каждый сотрудник, имеющий доступ к информации, может корректировать ее, создавать шаблоны и т. д. Все документы ведутся строго по регламенту, правилам, установленным параметрам. Ключевые этапы перед внедрением утверждаются руководящим составом компании, а программисты Koderline реализуют задуманное.

Созданные в системе документы не исчезают безвозвратно. По выбору пользователя, они уничтожаются или архивируются. Допустимо установить настройки по умолчанию, согласно которым система произведет нужное действие автоматически.

Большим плюсом системы 1С является возможность интегрировать ее с любым софтом, который ранее использовали на предприятии. Это избавит от необходимости ввода данных вручную и обезопасит от потери важной информации.

Совместная работа и конфиденциальность

После установки на предприятии программы 1С все участники документооборота получают доступ к электронной системе. Они управляют документами не только с рабочего места, но и подключаются к программе используя смартфоны и планшеты находясь вне дома. Это весьма удобно, т. к. некоторые должности подразумевают постоянное перемещение исполнителя, а несколько раз в день возвращаться в офис нерационально.

Также упрощается работа сотрудников, которым необходимо коммуницировать с другими филиалами компании. Им не нужно будет тратить время на дорогу, отправлять курьера, потому что работники смогут вносить исправления в документе удаленно, используя компьютер. Важно отметить, что когда сотрудники будут работать с информацией с шаблона, первоначальный документ удаляться не будет, т. к. система создаст новую версию.

В большинстве случаев необходимо, чтобы делопроизводство и документооборот производились на условиях конфиденциальности данных. В системе 1С реализован высокий уровень безопасности. Например, для входа в программу необходимо ввести код или использовать электронную подпись. Также возможно шифрование данных, хранящихся в информационной базе. Таким образом, хранить и использовать документы в системе полностью безопасно.

Высокая эффективность

Заказывать услуги автоматизации делопроизводства экономически выгодно для предприятия, потому что:

●      экономятся человеческие ресурсы – меньше времени уходит на обработку документов;

●      пропадает необходимость набирать большой штат;

●      снижаются расходы на покупку канцелярии;

●      исключаются штрафы за ошибки в оформлении документов и не своевременную их подачу в государственные структуры;

●      руководитель получает возможность контролировать выполнение задач, быстро заметит не продуктивную работу конкретного сотрудника или отдела благодаря наличию функции формирования ежедневных отчетов.

Программные продукты, устанавливаемые специалистами Koderline разработаны с учетом специфики ведения документации в Украине. В разработке 1С использованы современные методики, которые помогают организовать работу с документами на производстве, а также обеспечить контроль выполнения задач сотрудниками, повысить их эффективность при помощи мотивации.